Política de tratamiendo de datos personales

Introducción

CONSTRUCTORA JC S.A.S. es una empresa que ofrece Soluciones Integrales de Infraestructura a nivel empresarial en el campo Civil, Arquitectónico, de Aire Acondicionado, Refrigeración, Eléctrico, Mecánico y Electromecánico. Nuestro propósito es lograr la satisfacción de nuestros clientes y la rentabilidad de los socios, apoyados en un talento humano idóneo y en el cumplimiento de estándares de calidad, seguridad y salud en el trabajo, contribuyendo al crecimiento de la región y al bienestar de nuestros trabajadores.

CONSTRUCTORA JC S.A.S. reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas por lo cual está comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en este aviso.

De esta manera dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 se adoptarán política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de la labor dentro de CONSTRUCTORA JC S.A.S.



Objetivo

El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de la información de datos personales por parte de CONSTRUCTORA JC S.A.S., según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

Aplicabilidad

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de CONSTRUCTORA JC S.A.S. de todas las personas con la que se interactúe que en desarrollo de actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras (clientes, proveedores, empleados y demás).

Definiciones

Para los efectos de la siguiente política se entenderá por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de conformidad con la Ley.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Derechos del titular del dato personal

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos: 

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Encargado del Tratamiento, este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos suministrados parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

  • Ser informado por el Encargado del Tratamiento, mediante cualquier medio (físico o digital) respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

  • Revocar la autorización o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

  • La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012.

  • Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. 

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos siempre y cuando:

  • El titular acredite su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le pongan a disposición el responsable.

  • El representante y/o apoderado del titular, de previa acreditación de la representación o Apoderamiento.

  • Por estipulación a favor de otro o para otro. 

Deberes del responsable del tratamiento de datos personales

De conformidad la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes: 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la reglamentación aplicable, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten mediante el AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 

  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la reglamentación aplicable. 

  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la reglamentación aplicable. 

  • Garantizar el adecuado cumplimiento de las políticas de protección de datos en especial para la atención de consultas y reclamos por parte del titular.

  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Datos de identificación del responsable del tratamiento

RAZÓN SOCIAL:   CONSTRUCTORA JC S.A.S.
NIT:   800047192-0
DIRECCIÓN:   Carrera 6 # 62B – 32 OFICINA 318
DOMICILIO:   MONTERÍA - CÓRDOBA
TELÉFONO:   784 4306 - 7894752
PAGINA WEB:   www.jcsolucionesdeinfraestructura.com
EMAIL:   datos@constructorajc.com

La información suministrada se utilizará para efectos de solicitud o reclamación relacionada con la presente política.

Toda área que por sus funciones esté encargada del tratamiento de bases de datos con información personal debe cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.

Tratamiento de la información

Los Datos Personales provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados o archivados de forma segura a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija. 

Esta información es registrada en bases de datos y utilizada principalmente de la siguiente forma:

Información de los clientes

Base de Dato que tienen información de personas naturales que han adquirido productos o servicios con CONSTRUCTORA JC S.A.S.

  • Para fines comerciales.

  • Contabilización.

  • Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.

  • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias

  • Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

  • Facturación

Información del talento humano

Base de Datos que contienen información personal de empleados actuales o retirados, jubilados y candidatos a procesos de selección, entre otros.

  • Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.)

  • En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle Tratamiento a la información.

  • En el caso de requerimientos judiciales y legales.

  • Contabilización y pago de nómina.

  • Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes.

  • Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.

  • Realizar transacciones.

  • Pago de beneficios extralegales.

  • Auditorias.

  • Capacitación y formación.

  • Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos, entre otros.

Información de los proveedores

Base de Datos que contienen información de proveedores de cualquier tipo de bienes y servicios

  • Para fines comerciales.

  • Contabilización.

  • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

  • Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.

  • Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.

  • Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.

  • Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

Información de los accionistas

  • Efectuar el pago de dividendos.

  • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.

  • Control de la participación accionaria y publicación de los accionistas con mayor participación.

  • Contactos.

  • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

El Responsable y/o el Encargado del tratamiento harán uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.

Procedimiento para el tratamiendo de la información

Autorizaciones

CONSTRUCTORA JC S.A.S. solicitará autorización por medio físico o correo electrónico por medio del AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES a todo proveedor, cliente, empleado y demás del cual realice el tratamiento de datos personales, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso.

Manifestación de la autorización

La autorización para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición.

  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Medios para otorgar la autorización

CONSTRUCTORA JC S.A.S. obtendrá autorización del titular a través de medio físico o correo electrónico para garantizar que ante cualquier caso se permita la obtención del consentimiento y no incurrir en conductas inequívocas para dicha finalidad. La autorización será solicitada de manera previa al tratamiento de los datos personales.

Prueba de la autorización

CONSTRUCTORA JC S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha en la que obtuvo ésta.

Solicitudes de Consultas, Actualizaciones, Revocatorias de Autorización y demás relacionadas con sus datos

El titular o el causahabiente del titular que desee conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos personales y revocar la autorización, lo podrá hacer mediante una solicitud escrita enviada a la dirección a la Carrera 6 # 62B – 32 Edificio Sexta Avenida - Oficina 318, Montería - Córdoba, al correo electrónico: datos@constructorajc.com o directamente a las líneas atención de inquietudes en los teléfonos (4) 7844306 - 7894752 ext. 108.

Por solicitud del titular, CONSTRUCTORA JC S.A.S. suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del titular.

El titular o el causahabiente podrá realizar una solicitud ante CONSTRUCTORA JC S.A.S. para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando consideren que CONSTRUCTORA JC S.A.S. incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

CONSTRUCTORA JC S.A.S. responderá las solicitudes en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, CONSTRUCTORA JC S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta que no puede superar los quince (15) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

Las solicitudes deben contener:

  • Identificación del titular

  • Descripción de los hechos que dan a lugar a la solicitud

  • Dirección

  • Teléfono de Contacto

  • Correo Electrónico

  • Documentos adjuntos (si aplica)

Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos solicitará al interesado dentro de los quince (15) días siguientes a la recepción del reclamo que se hagan las correcciones necesarias.

Los reclamos presentados por los titulares se deberán inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos.

Transferencia y transmisión de la información

CONSTRUCTORA JC S.A.S. suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:

  • Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.

  • Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

  • Terceros autorizados por el titular o por la ley.

CONSTRUCTORA JC S.A.S. suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales.

A todo tercero que por su relación con CONSTRUCTORA JC S.A.S. se le encargue el tratamiento de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.

Transferencias Internacionales

CONSTRUCTORA JC S.A.S. transferirá los datos personales a terceros países siempre que éstos proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, y cuando:

  • El titular otorgue su autorización expresa e inequívoca para la transferencia

  • El intercambio de datos sea exigido por razones de salud o higiene pública

  • Se trate de transferencias bancarias o bursátiles

  • Se trate de transferencia acordada en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte.

  • Sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales.

  • Sea exigido legalmente para la salvaguardia del interés público o para fines judiciales

Excepciones

La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:

Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

Vigencia

La presente Política entra en vigencia a partir del 16 de Noviembre de 2017 y hasta la expedición de otra o cambio sustancial de las mismas.